はじめに世の中にいろいろなtodoやタスク管理の方法がありますね。・ノートに項目を書く ・付箋に書いて貼る ・記憶で対応。 ・メールを未読にしておく などなど。 かくいう私もいろいろやってきました。 デジタル・アナログ、それぞれに良い点があります。 ＜デジタル＞ ・入力したらそれを時系列や何かのアクションとヒモ付けたりするのが容易。 ・日頃PCや携帯を多用する職種の人は、機器に触れている時間が長いのでtodoへのアクセスが容易。 ・色分けや添付ファイルなど一連のものをまとめて管理できる。 ＜アナログ＞ ・書くというアクションが忘れにくくさせる。 ・目の見える場所に置くことで忘れにくくさせる。 ・修正や訂正がささっと書き直せばよいので楽。 ・他の物事との関連性を見るときに一覧性があり、項目の強弱を表現しやすい。 まぁ、あげればきりがないのですが、デジタルのものはそのアプリなどにアクセスしなければ、 せっかくのtodoも見ることが無くなってしまいます。そこが一番のハードルでした。 アナログのものは一覧性を網羅するのはよいのですが他のモノとの関連性を表現するのには 多くのページとスペースを使い真ます。 なので、いつもアクセスしやすいケータイでそれが管理できて、なおかつ一覧性の網羅や項目の強弱を 管理できれば、とてもすてきなツールになります。 あと、もうひとつ忘れてはならないのが「メソッド」「ルール」です。 せっかくよいツールがあっても、それを生かし切れずに自己流に管理していては、あまり役に立ちません。 私は、いろいろ試しましたがGDTのシステムが一番あっているようです。 ※世の中の企業がサイボウズやらSAPやらSalesForceを入れて使いにくいとぼやいていますが、 あれを自己流にして使おうとするからダメで、いちど決めたらそれに身を投じてしまうのがポイントです。 少なくとも、多くの人々の意見やその道の権威の意見で作られたFlowなのですから。 というわけで、ここでは、アプリケーションの「Remember the Milk」を紹介するだけでなく、使い方についても 書いていきます。 アプリケーション紹介「Remember the Milk」とは？登録場所（PC 及び iPhone）はこちらで。 無料ですから、まずは登録してみましょう。 登録にはメールアドレスがあればそれでOK。 app storeもリンク先のページから取得用のLinkが貼られています。 作業を開始しましょう。 機能のオーバービューはこちらにあります。ほらtodo管理のアプリケーションなのに何か楽しそうです。
それでは、早速ログインしてみましょう。基本となるアクションは次の通りです。 例えば「期末までにプロジェクトの報告書をつくる」をゴールの例とします。 リストを作成する。 RTMの「設定」から「リスト」というところに行きます。 ここには受信箱とかありますが、ここにはゴールを書きます。 「期末報告書」と入力します。 タスクを作成する。 次に「タスク」をクリックすると先ほどのリストがタブとなって現れています。 ここに先ほどのゴール（＝期末までにプロジェクトの報告書をつくる」）に必要なタスクを書き連ねます。 ・期末には提出する。
・期末の経営会議で発表する。 ・資料として本屋さんに行きケータイ白書2009を買ってくる ・顧客に行きヒアリングをする。 ・顧客のヒアリング状況をまとめる ・営業数字をまとめる。 ・マーケティングプランの達成状況を確認する ・アウトラインをまず考える。 ・下書きが完了したら役員に一度見てもらう ・・・などなど、まだ日付や優先度は付ける必要はありません。 タグを作成する。 タスクが有る程度出そろったら、ここにタグを付けていきます。 タグとは、タスクがもつ性質のようなもので、この分類が後々重要になってきます。 例えば次のように付けます。 ・期末には提出する
→これが最終目標なので「Goal」 ・期末の経営会議で発表する。 →資料が出来ないと発表も出来ないので「wait」 ・資料として本屋さんに行きケータイ白書2009を買ってくる →自分でやる事とスグできる事なので、「na」 ・顧客に行きヒアリングをする。 →自分でやる事とスグできる事なので、「na」 ・顧客のヒアリング状況をまとめる →自分でやることだが、ヒアリングができないと先にはできないので、「wait」 ・営業数字をまとめる。 →営業担当に依頼できるなら、「wait」「営業山田さん」 ・マーケティングプランの達成状況を確認する →マーケティング担当者にまとめを依頼できるなら、「wait」「マーケ田中さん」 ・アウトラインをまず考える。 →すぐに出来ることなので「na」 ・下書きが完了したら役員に一度見てもらう →自分でやることだが、ヒアリングができないと先にはできないので、「wait」 ・・・と、このようにタグを付けていきます。「na」はNext Actionの略です。 場所のタグ「本屋」とかアクションのタグ「集める」「考える」もよいですが、あまり細かくならないように。 タスクを一覧する タスクができたら、一覧してみましょう。
リスト「期末報告書」には、先ほどのタグが付けられたタスクが並んでいます。 PCの画面右側のタグの集まりに注目。 ここの「na」を押してもらうと、「na」のタグが付与されたものだけが新たなリスト「検索」となって表示されます。 更にリスト表示の右側に「保存」というタブ（タグではないですよ）がありますから、そこからこの検索結果で 表示されるLISTのルールを保存できます。 これがスマートリストというものです。 タスクを処理していく この「na」のスマートリストがあなたが今、やるべき事です。 ここには「wait」となっているものは表示されません。 ガンガン「na」となっているタスクを処理していきましょう。処理できたタスクは「完了」にします。 レビューする 「na」というタグが無くなってきたり少なくなってきたら、リスト「期末報告書」から全体を眺めてみます。 「wait」となっていたものが、作業にかかれるようになれば「na」に変更します。 ここまでやってこられた方はもう、GTDの仕組みが染みついています。 まずは１ヶ月、この仕組みの中に身を投じ、このworkflowで仕事をしてみましょう。 GTD（Getting Things Done）とは？GTD（Getting Things Done）とは個人用のワークフロー管理システムである。
デビッド・アレン（David Allen）によって同名の書籍『仕事を成し遂げる技術 ―ストレスなく生産性を発揮する方法』（2002年）の中で提唱された。 GTDは心理的な負担を減らすことを主眼とし、簡単な五つのステップを実行していくことによって成し遂げたいことを現実にするメソッドである。 個人の生産性を向上させることができるので、LifeHack（ライフハック）と呼ばれるビジネス上の仕事術の中でも特に注目されている。 GTDの基本はなすべき仕事のリストを何かに記録しておくことで、頭の中からなすべき仕事のことを追い出してしまうというものである。 これで頭の中はすべき仕事全部を覚えなくてもよくなりすっきりとし、リストに基づき実際の仕事をこなすことに集中できる。 ・・・ウィキペディアより と、こういうもので、workflowなのですから、ここに身を投じてこメソッドを通じてこそ、効果を発揮できるというものです。 文中にある「すべき仕事のリストを何かに記録しておくことで、頭の中からなすべき仕事のことを追い出してしまう」ということを、 実践するのにRTMは大変役に立ちます。 実は先ほどの使用方法は、このGTDを踏まえて書かれています。 RTM、いまいち使いにくいなぁというかたも、いちどだまされたと思ってやってみるべきです。 このGTDをRTMでやることの詳細は、RTMの公式ブログに載っていますのでご覧下さい。 Remember The Milkで快適GTD (ゲストポスト) 一番使うのは「na」タグ
何かのタスクが発生し、それが「何とか待ち」の状態でなければ「na」のため、ほとんどこのタグ。 逆にこのタグがあるということは、このタグをやればよいということなので（これがGTDの神髄なので）、 RTMでGTDにはまってきたのかなといえる。 「wait」タグの使い方 「wait」のたぐは、「●●待ち」とう状態なので、それが何の（誰の）待ちなのかを一緒にタグにしている。 田中さんからの回答待ちなら、「wait」「田中さん」となる。 日付の使い方。 あらかじめ何日に起こる予定や何日にしかできないタスクは、日付と関連づけているが、 そうでないものには日付は付けていない。（ほとんどの「na」は日付がない） 日付を付けるルールは次のようにしている。 ・この日に確認しなければならないことはその日付をつける。 ・いい加減「na」もつかずに「いつかやるさ～」としているタスクをこの日にやる！と決めるために付ける。 ・「wait」で回答待ちとなっているものは、回答期限を日付として付けている。 |
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